Styrelseförändringar
I styrelsevyn kan du se den aktuella styrelsens sammansättning. Användare av styrelseportalen kan även registrera styrelseförändringar och se tidigare ändringar. Du kan också direkt ändra attestordning på befintliga attestmallar.
Genom att klicka på en användare kan du utan att skapa en styrelseförändring ändra deras uppdrag/kommentar samt om styrelsemedlemmen har rätt att godkänna nya medlemmar eller inte.
Registrera aktuell styrelse
Om ingen styrelse finns registrerad i PHM Digital finns funktionen “Registrera aktuell styrelse” tillgänglig. Med denna anger man vilka som ingår i den nuvarande styrelsen, respektive roll, startdatum, och mandatperiod. Man anger också vilken behörighet respektive person ska ha i PHM Digital. När den aktuella styrelsen är korrekt angiven sparar man denna.
Registrera styrelseförändring
När den aktuella styrelsen väl registrerats en gång enligt ovan så använder man därefter funktionen "Registrera styrelseförändring" varje gång det sker en förändring av styrelsen.
Börja genom att i Styrelse-vyn klicka på knappen Registrera styrelseförändring. Nu visas en vy över den befintliga styrelsen, med tre möjliga knappar för respektive person; Förnya-, Ändra-, samt Avsluta uppdrag. Här måste man välja alternativ för respektive person, samt ange datum för uppdragsstart i de fall personen är kvar i styrelsen.
Om nya styrelsemedlemmar tillkommer använder man knappen "+Lägg till styrelsemedlem". Här kan man välja bland befintliga Medlemmar, samt i listan för Övriga välja personer som sedan tidigare har användarkonton för styrelseportalen. Saknas någon som ska ingå i styrelsen väljer man fliken "Lägg till ny" för att lägga till denne
Ändringar av attestflöde
Om det finns ändringar i vilka i styrelsen som är attestanter ska detta också ingå i registreringen. Tänk särskilt på detta om en befintlig attestants styrelseuppdrag avslutas. Användaren kan göra ändringar direkt för vilka attestanter som ska ha attesträtt genom att enkelt klicka på symbolen för bytt attestant på den användare som ska bytas bort. Användaren får då välja vilken ny attestant som ska ersätta den tidigare. Alla pågående leverantörsfakturor som ligger på den borttagna användarens attest flyttas automatiskt över till den nya användaren.
Om ni vill ändra strukturen på en attestmall, till exempel lägga till fler nivåer eller inkludera fler personer på en nivå, behöver ni kontakta er förvaltare för hjälp.
Läs mer om hur attestflödena fungerar i PHM Digital
När registreringen är klar klickar man Spara som utkast, kontrollerar en sista gång, innan man klickar "Utför ändring". Aktuell styrelse, inklusive Styrelse-behörighet, uppdateras i o m detta automatiskt.
Efter utförd ändring
När ändringen i PHM Digital utförts behöver man, om det gjorts någon ändring i styrelsens sammansättning, även registrera detta på Bolagsverkets webbsida. Processen för detta varierar mellan förvaltare, antingen gör föreningen det själv, eller så sköter förvaltaren det.
Om man själv gör registrering hos Bolagsverket så markerar man i PHM Digital när detta är klart genom att öppna styrelseförändringen och klicka på knappen Registrering klar. Om styrelsen inte förändrats, utan samtliga fått fortsatt mandat, hoppas detta steg över och styrelseförändringen blir direkt Slutförd.
