Backup och lagring

PHM Digital driftas hos Google Cloud Platform (GCP) och använder därifrån tjänster att lagra, skydda och backupa information. Data lagras främst i EU, specifikt i Hamina, Finland. Backuper lagras på flera platser inom EU för öka säkerheten vid en incident.

Dataöverföring till och från PHM Digital sker uteslutande över HTTPS, vilket säkerställer kryptering som förhindrar avlyssning. Dessutom krypteras även den lagrade datan (detaljer se länk). Åtkomst till datan är begränsad till ett fåtal individer från utvecklings- och supportteamen på PHM Digital.

PHM Digital ger kunder möjligheten att exportera sina filer efter begäran till förvaltaren, så länge förvaltaren inte har tagit bort kunden. Tretton månader efter att en förvaltare har valt att ta bort en kund från PHM Digital, raderas all kunddata automatiskt från alla säkerhetskopior.

Användare som raderas – till exempel styrelsemedlemmar som lämnar styrelsen eller boende vars lägenhetskontrakt har avslutats – tas omedelbart bort. Användares namn kan sparas upp till 12 månader i våra systemloggar. Namnen på styrelsemedlemmar kan dock bevaras längre i loggar som är kopplade till om användaren har agerat attestant för t.ex leverantörsfakturor eller elektroniska signeringar, skapat felanmälningar eller rapporterat in utlägg.

Databas

PHM Digital lagrar data i flera databaser på Google Cloud SQL. Databaserna säkerhetskopieras dagligen från 06:00 till 10:00, och säkerhetskopiorna behålls i 7 dagar.

Skyddsåtgärder skyddar databaserna från oavsiktliga raderingar. Dataåterställning från en specifik tidpunkt är möjlig genom arkivering av loggar.

Dessutom lagras säkerhetskopiorna på minst två platser i Europa för att säkerställa redundans.

Filer

Alla filer lagras i Google Cloud Storage med hög tillgänglighet (se länk för detaljer). Filer sparas på minst två geografiska platser.

Versionshantering av filer säkerställer skydd mot oavsiktliga överskrivningar eller raderingar. Dessutom dupliceras filer automatiskt till en säkerhetskopieringsplats som skyddas från raderingar med lås (se länk för detaljer).

För att radera en fil från säkerhetskopieringen måste den först låsas upp, endast efter 30 dagar kan filen permanent tas bort.

Filer som sparas i PHM Digital kan även delas med andra system som agerar som personuppgiftsbiträden för PHM Digital, såsom ekonomisystem, system för felanmälan, system för elektronisk signering och system för utskick av e-post.

Vanliga frågor

Är det säkert att lagra information i PHM Digital

Ja, det är säkert att ladda upp filer till PHM Digital. PHM Digital har implementerat flera åtgärder för att säkerställa datans säkerhet.

Säker dataöverföring involverar användning av krypteringsprotokollet TLS (Transport Layer Security), som skyddar data när den förflyttas mellan din enhet och PHM Digitals servrar.

Flera lager av lagringsskydd inkluderar datakryptering av filer, regelbundna säkerhetskopior och redundanssystem för att förhindra dataförlust vid hårdvarufel.

Vem har tillgång till min förenings filer?

Filer som lagras i PHM Digital är främst tillgängliga för styrelsen och dess förvaltare, samt för support- och driftspersonal från PHM Digital. Styrelsen har möjlighet att dölja enskilda mappar från sin förvaltare.

Styrelsen kan själv välja att dela enskilda filer med sina boende genom nyheter, driftstörningar och informationsfunktionaliteten.

Filer som sparas i PHM Digital kan också delas med andra system som agerar som personuppgiftsbiträden för PHM Digital, såsom ekonomisystem, system för felanmälan, system för elektronisk signering och system för utskick av e-post.

Är filer skyddade mot ransomware?

Filer som lagras i PHM Digital använder flera lager av skydd som kan hjälpa till att skydda mot ransomware. Eftersom systemets filer inte lagras på lokala diskar utan på Googles infrastruktur, ärver de de robusta säkerhetsåtgärder som Google tillämpar på sina molntjänster. Googles infrastruktur är känd för sin tillförlitlighet, säkerhet och motståndskraft mot olika typer av cyberhot, inklusive ransomware.

Dessutom säkerställer regelbundna säkerhetskopior att datan kan återställas även i händelse av en datakompromettering. Dessa säkerhetskopior lagras på flera säkra platser inom EU, vilket ytterligare minskar risken för total dataförlust på grund av ransomware-attacker.

Det är dock viktigt att notera att även om dessa åtgärder avsevärt förbättrar datasäkerheten, kan inget system anses vara 100% immunt mot ransomware eller andra cyberhot.

Om jag vill lämna PHM Digital, vad händer med mina data?

Som styrelsemedlem:

Dina data kommer att raderas när du avgår och antingen styrelsen eller förvaltaren raderar ditt användarkonto. PHM Digital kommer automatiskt att radera informationen kopplad till ditt användarkonto. Dock kan ditt namn fortfarande vara kopplat till loggar i 12 månader efter du avgått. Om du har attesterat t.ex leverantörsfakturor eller godkänt elektronisk signering, kommer ditt namn, e-post, personnummer och telefonnummer att behållas längre i kombination med denna funktionalitet för att uppfylla juridiska krav.

Som boende eller medlemsanvändare:

Din användarinformation kommer att raderas när ditt kontrakt med din bostadsrättsförening eller hyresvärd avslutas. Om du önskar ta bort din data tidigare kan du logga in på mobilappen, välja "användarinformation" och radera ditt användarkonto; systemet kommer omedelbart att ta bort ditt konto.

Det kan dock fortfarande finnas information i systemet relaterad till dina kontrakt etc., som juridiskt krävs för att styrelsen och hyresvärden ska ha tillgång till. Denna data raderas automatiskt när förvaltaren utför datarensning i sitt fastighetsförvaltningssystem eller att förvaltaren raderar föreningen eller hyresvärden från PHM Digital. För detaljerad information om denna process, vänligen se er förvaltares integritetspolicy.

Hur säkerhetskopieras data?

Kombinationen av dagliga databassäkerhetskopior och automatiska filsäkerhetskopior erbjuder ett dataskydd, som utnyttjar robustheten i Googles infrastruktur.

Databackuper:

Dessa utförs dagligen, vilket möjliggör dataåterställning upp till den senaste 24-timmarsperioden.

Filbackuper:

Säkerhetskopior för filer är automatiska. Detta innebär att så snart filer laddas upp eller modifieras så säkerhetskopieras de automatiskt.

I vilket land, lagras informationen?

Informationen lagras främst på olika platser inom Finland. Dock sparas även säkerhetskopior på andra platser inom Googles infrastruktur över hela Europeiska unionen.

Vem kan se min kontoinformation?

Din personliga kontoinformation kan ses av anställda hos er förvaltare som arbetar med din bostadsrättsförening eller hyresvärd, styrelsen för en bostadsrättsförening eller anställda hos hyresvärd. Dessutom kan ett fåtal support och driftpersonal på PHM Digital ha tillgång till din personliga data, Dessa åtkomsträttigheter styrs vanligtvis av behovet att tillhandahålla tjänster, support eller utföra operativa uppgifter relaterade till hanteringen och underhållet av PHM Digital-plattformen.

Om jag gör ett misstag när jag arbetar i programmet, kan ni återställa endast mina data?

Backuper är främst avsedda för att återställa data i händelse av oväntad dataförlust, såsom systemfel, datakorruption eller cyberattacker. Dessa säkerhetskopior används generellt för att återställa hela databasen till ett tidigare skick, snarare än för att korrigera individuella datainmatningsfel. Vi kan därför inte hjälpa dig att återställa endast specifik information för dig.