Möten
Här kan föreningens styrelse förbereda och genomföra möten. Det är den perfekta platsen för att samla all information och dokumentation för planerade och genomförda möten.
Planera upp era möten med tider och datum. Fördela ut uppgifter som ska genomföras inför mötet och uppgifter som ska göras efter mötet.
I listan över möten får du en överblick över alla möten ni har lagt upp i portalen.
Det är från listan som du skapar nya möten genom att klicka på knappen +Nytt möte:
Nytt Möte:
Börja med att ange generell mötesinformation.
Mötestyp - Här anger du om det är ett vanligt styrelsemöte, ett extra styrelsemöte, en föreningsstämma eller ett konstituerande styrelsemöte.
Mötesnummer- Ange styrelsemötets nummer för det aktuella styrelseåret.
Mötesnamn - Här skriver du ett beskrivande namn för mötet. Det kan t ex innehålla vilken typ av möte det är, vad mötet ska behandla och mötets nummer
Mötesbeskrivning - Ange en kort beskrivning om vad mötet ska behandla.
Plats - Här kan du ange den plats där mötet ska genomföras.
Styrelseår - Här anger du vilket styrelseår mötet tillhör. Det måste finnas ett styrelseår upplagt för det aktuella mötesdatumet. Styrelseåret ställs in för att härleda mötet till perioden innan eller efter årets stämma.
Mötesdatum - Här anger du vilket datum som styrelsemötet ska genomföras.
Tid - Ange start och sluttid för mötet.
Videomöte - Styrelseportalen har en inbyggd videomötestjänst för upp till 200 användare. Väljer du videomöte så skapar systemet upp en unik videolänk för ert möte. Deltagarna kan ansluta genom att antingen klicka på videoikonen eller genom att de har fått tillgång till länken som är kopplat till mötet. Om mötet är markerat för "Skicka inbjudan till deltagare" så får alla deltagare länken i inbjudningsmailet.
När du har fyllt i den grundläggande mötesinformationen ska du Spara mötet innan du går vidare och fyller i de andra uppgifterna.
Deltagare
Här kan du lägga till styrelseledamöter som ska delta i mötet. Du kan även lägga till externa deltagare till mötet. Här anger du även deltagarens mötesroll och om deltagaren är sekreterare.
Överblick av mötes-administrationen
På högersidan visas en överblick av olika steg kring administrationen av mötet. Här kan man även utföra flera åtgärder, till exempel Skicka inbjudan till deltagare, skapa Dagordning, mötesprotokoll, och skicka protokoll för signering.
Skicka inbjudan
När du lagt till deltagare kan du skicka inbjudan för mötet till dessa. När inbjudan för ett möte skickats så hanteras inbjudningarna till mötet automatiskt, dvs lägger du i efterhand till deltagare får även dessa direkt en inbjudan, och tas någon deltagare bort blir inbjudan för denna återkallad.
Dagordning
Ett steg i förberedelserna inför mötet är att skapa en Dagordning. Man kan välja att utgå från en helt tom dagordning för att skapa sin egen, men man kan också utgå från en mall med förslag på punkter, som man sedan kan anpassa till sitt eget möte. När man väl skapat en dagordning för ett möte kan man utgå från denna nästa gång man förbereder ett möte av samma slag.
Nästa steg är att göra klart dagordningen. Om du utgått från en mall, eller en gammal dagordning, korrigerar du enkelt denna genom att ta bort, lägga till, eller ändra ordning på punkterna på dagordningen. För varje punkt på dagordningen finns ett antal fält man kan fylla i:
Rubrik - Detta är den text som kommer upp som en rubrik för den aktuella punkten.
Typ - De flesta punkter har typen "Vanlig dagordnings-punkt", men det finns ett par special-typer som exempelvis automatisk kan lista uppgifter från föregående möte, eller tidpunkt för kommande möte.
Beskrivning - Här kan man (valfritt) skriva en mer utförlig beskrivning om vad som ska avhandlas för den aktuella punkten.
Utkast till protokollanteckning - Om man vill (även detta valfritt) kan man redan i detta läge göra ett utkast till protokollanteckning. Denna syns inte på agendan när man delar den som ett dokument, utan föreslås istället senare när mötesprotokollet skapas.
När dagordningen är klar klickar du Spara, och därefter Färdigställd. När dagordningen är färdigställd skapas den som ett dokument kopplat till mötet, vilket du kan skicka till deltagarna.
Mötesprotokoll
När mötet genomförs ska protokoll föras. Via knappen Skapa protokoll skapas direkt ett "skelett" till mötesprotokoll. Här läggs automatiskt in uppgifter från mötet, exempelvis deltagare, ordförande, sekreterare, tid, plats etc. Givet att en Dagordning skapats läggs även rubriker från denna, och eventuellt utkast till mötesanteckning, direkt in i mötesprotokollet. Protokollet kan redigeras direkt i PHM Digital, och också läsas av alla i styrelsen.
Mötesprotokollet blir automatiskt ett bifogat dokument till mötet. Om den bifogade filen tas bort kan ett nytt skelett till mötesprotokoll skapas.
Signering av mötesprotokoll
När protokollet är klart ska det signeras av justerare, mötesordförande, och ofta även av protokollföraren. Detta görs genom att man klickar på knappen "Skicka för signering". Det skapas då ett s k Signeringsärende i funktionen för Elektroniska signaturer, som man kan skicka ut till de som ska signera.
Koppla dokument
Du kan enkelt koppla dokument till ett möte. Dokumenten kan t ex. vara styrelsematerial som ska presenteras på mötet. Klicka på "Ladda upp fil" för att antingen ladda upp ett dokument från din lokala enhet eller koppla ett dokument som redan är uppladdat till portalens dokumenthantering sedan tidigare.
Självklart kan alla styrelseledamöter samarbete och ladda upp dokument till ett och samma möte.
Skicka ut underlag
Inför ett möte behöver man ofta skicka ut underlag, exempelvis Dagordning, och detaljer om eventuella ärenden som ska behandlas på mötet. Via Hantera - Skicka ut underlag kan man enkelt välja vilka av deltagarna man vill skicka till, vilka av mötets bifogade dokument man vill skicka, sedan skriva ett kort meddelande som hamnar i mailet med de bifogade filerna till mötesdeltagarna.
Funktionen kan även användas om man exempelvis vill skicka ut ett utkast av mötesprotokollet innan man skickar det för signering.
Det går att skapa och tilldela uppgifter direkt från ett möte, både innan och under mötets gång.
Klicka på "Ny uppgift" i sektionen Uppgifter för att öppna formuläret där uppgifter skapas.
Du behöver ge uppgiften ett Namn och en Beskrivning samt tilldela den till en eller flera användare som ska utföra uppgiften.
Det finns även möjlighet att sätta ett förfallodatum när uppgiften senast ska vara utförd.
Efterhand användaren börjar arbeta med uppgiften är det möjligt att ändra status.
Du kan även koppla dokument till en uppgift och skriva in kommentarer.
Alla uppgifter finns samlade under menyvalet Uppgifter.
Lägg till kommentar
I kommentarsfältet kan du och alla andra användare i din förening skriva noteringar och händelser kring mötet som ni vill dela med varandra. Kommentarsfältet kan alltså användas som en dialog mellan styrelseledamöter, en händelselogg eller som ett anteckningsfält.
Redigera protokoll som har skickats för signering
Har ni skickat ut ett mötesprotokoll för signering men behöver justera detta så behöver ni först återkalla och radera signeringsärendet. Inne på mötet finns en länk bredvid mötesnumret (Ärende X), trycker ni där kommer ni in på signeringsärendet. Inne på signeringsärendet kan ni sedan trycka på Hantera -> Återkalla och sedan Hantera -> Radera för att återkalla och radera signeringsärendet. Sedan kan ni återgå till mötet och justera protokollet innan ni skapar ett nytt signeringsärende och skickar ut detta för signering.
Se nedan klipp för denna process:
