Avtal

📄 Avtal – så här fungerar det

I Avtalsdelen kan ni spara alla avtal som föreningen har – till exempel med leverantörer (som internet, sophämtning) eller med boende/medlemmar. På det sättet har ni alltid koll på:

• När avtal börjar och slutar
• Vad avtalen kostar
• Vad som ska göras och när

Ni kan också lägga in en påminnelse, så ni får en signal när det är dags att göra något – till exempel säga upp eller förnya avtalet.

🔍 Sök och filtrera avtal

När ni har många avtal kan det vara bra att hitta rätt snabbt. Då kan ni:

• Skriva i sökrutan – till exempel "elavtal"

  Filtrera på olika saker, som:

  • Status (Pågående eller Avslutat)
  • Typ av avtal (Leverantör, Medlem osv.)
  • Hur det förnyas
  • Påminnelsedatum (ni ser alla avtal med påminnelse före eller på det datum ni skriver in)

➕ Skapa ett nytt avtal

1. Klicka på + Nytt avtal
2. Fyll i följande fält:

🔹 Kontraktsinformation

• Beskrivning – Skriv kort vad avtalet handlar om, gärna med företagets namn.

  Exempel: "Internetavtal med Telia"

  Avtalstyp – Välj rätt kategori:

  • Leverantör – t.ex. el, internet
  • Medlem – t.ex. parkeringsplats
  • Uthyrning – t.ex. lokal eller förråd
  • Övrigt – allt annat
• Status – Välj om det är ett pågående eller avslutat avtal.
• Startdatum – När avtalet började gälla.
• Slutdatum – När avtalet slutar (kan lämnas tomt om det inte finns något slutdatum).
• Synlig för förvaltare - Kryssa i denna ruta om avtalet ska vara synligt för er förvaltare.
• Klicka på Spara innan du fortsätter

👥 Lägg till avtalsparter

Här lägger du in vem avtalet är med – t.ex. företaget eller personen. Du måste bara skriva ett namn, men det är bra att även skriva telefonnummer, e-post osv.

📎 Lägg till dokument

Du kan koppla dokument till avtalet – som t.ex. själva kontraktet eller en bruksanvisning.

Så här gör du:

1. Klicka på Ladda upp fil
2. Välj dokument från datorn – eller använd ett dokument som redan finns i portalen

✅ Lägg till uppgift

Du kan skapa en uppgift direkt från ett avtal – till exempel "Säg upp avtalet innan 1 mars".

Så här gör du:

1. Klicka på Ny uppgift

   Fyll i:

   • Namn (kort titel på uppgiften)
   • Beskrivning (vad som ska göras)
   • Tilldela användare (vem som ska göra det)

   • Förfallodatum (när det ska vara klart)

     Du kan också:

   • Lägga till kommentarer
   • Koppla dokument
   • Ändra status när uppgiften är påbörjad eller klar

Alla uppgifter du skapar syns även under menyn Uppgifter.

⏳ Förnyelse & kostnader

Här kan du skriva in mer information om:

• Hur länge avtalet gäller
• Vad det kostar
• När ni vill bli påminda

🔹 Löptid

• Löptyp – Välj om avtalet gäller tills vidare, eller måste förnyas.
• Löptid i månader – Hur många månader avtalet gäller från början.
• Efter förnyelse – Hur många månader det gäller efter att det har förnyats.
• Uppsägningstid – Hur långt innan ni måste säga upp det.
• Planerad åtgärd – Välj om ni tänker förnya eller avsluta avtalet.

💰 Kostnader

• Typ av kostnad – Välj om det är Fast (samma varje gång) eller Rörlig (kan ändras).
• Kostnad per period – Vad det kostar per faktura.
• Period – Hur ofta fakturan kommer (t.ex. varje månad).
• Valuta – T.ex. SEK eller EUR.

💬 Lägg till kommentar

Här kan ni skriva anteckningar om vad som händer med avtalet. Det kan vara:

• En dialog mellan styrelsemedlemmar
• En logg över viktiga händelser
• Egna minnesanteckningar

Alla i styrelsen som har behörighet kan läsa och skriva kommentarer.