Uppgifter
Funktionen "Uppgifter" är till för att ni i styrelsen ska kunna skapa och tilldela uppgifter som ska utföras i styrelsearbetet. Du kan tilldela en uppgift till en eller flera användare i systemet.
Systemet kan också skapa upp uppgifter automatiskt när olika händelser inträffar som t. ex. lån eller avtal som är påväg att löpa ut och det har ställts in att detta ska notifieras till styrelsen.
Lista
I listan får du en bra översikt över de uppgifter som finns upplagda i din förening. Du kan sortera listan genom att klicka på rubriken till den kolumnen du vill sortera listan efter. Det finns två flikar under uppgifter, "Aktuella" och "Slutförda".
Sök
Du kan använda sökfältet för att göra en fritextsökning på uppgiftens namn.
Filter
Du kan visa eller dölja filtreringsalternativen genom att klicka på filterikonen i sökfältet. Du kan filtrera på tilldelad användare för att se vilka uppgifter som är tilldelade till de olika styrelseanvändarna.
Det finns också möjlighet att filtrera på status om du t ex. bara vill se de uppgifter som ej är påbörjade eller de som är pågående.
Skapa ny uppgift
För att skapa en ny uppgift så klickar du på knappen "+Ny uppgift" som du finner längst upp till höger i listan över uppgifter.
Ett nytt fönster öppnas upp där du kan fylla i detaljerna för uppgiften.
Börja med att ge uppgiften ett namn. Namnet är en kort beskrivning av uppgiften som kommer visas i listan. I fältet Beskrivning kan du fylla i en längre beskrivning av uppgiften.
Statusen på uppgiften sätts per automatik till Ej påbörjad när en ny uppgift skapas. Statusen går att ändra efter att uppgiften har sparats första gången.
När du skapar en ny uppgift blir den automatiskt tilldelad till dig. Du kan enkelt lägga till och ta bort användare som uppgiften ska tilldelas till i rutan "Tilldelad till".
Om uppgiften ska vara utförd innan ett visst datum så kan du lägga till ett förfallodatum för uppgiften i fältet Förfallodatum.
Observerera att uppgiften måste sparas och bli skapad innan det är möjligt att lägga till filer och dokument till uppgiften.
Tilldela en uppgift
För att tilldela en uppgift så klickar du på pilen i fältet "Tilldelad till".
I listan kan du välja en eller flera användare som ska utföra uppgiften. Du kan ta bort en användare genom att klicka på krysset vid användarens namn.
Koppla filer och dokument till en uppgift
Du kan koppla dokument och filer till uppgiften om du behöver komplettera uppgiften den med ytterligare instruktioner, bilder, avtal eller liknande. Klicka på "Lägg till dokument".
Därifrån kan du ladda upp filer eller koppla dokument som är uppladdade sedan tidigare.
Från listan med filer kan du förhandsgranska filer av typen Pdf och bilder. Filer av typen .docx och .xlsx kan redigeras direkt i PHM Digital. Du kan även ladda ner filer genom att klicka på Ladda ner-ikonen.
Om du vill ta bort en koppling till en fil klickar du bara på ikonen med papperskorgen på den aktuella raden i listan.
Ändra status
En uppgift kan ha fyra olika statusar:
- Ej påbörjad
- Pågående
- Utförd
- Makulerad
Du kan enkelt ändra status på uppgiften när du påbörjar och slutför en uppgift.
Det går även att makulera en uppgift som inte längre behöver utföras. När status på uppgifter har ändrats till "Utförd" eller "Makulerad" så flyttas de till fliken "Slutförda".
Kommentarer
Du och de andra medlemmarna i styrelsen kan lägga till kommentarer till en uppgift för att exempelvis rapportera status eller informera andra användare om händelser kring uppgiften.